Pratiques commerciales

Les questions sur les pratiques commerciales ont l’air administratives, et elles ne le sont pas. C’est là que l’intérêt financier du thérapeute et le bien-être du client se séparent, et c’est précisément la tension que l’examen est conçu pour mesurer. Attendez-vous à ce que ces normes apparaissent à l’intérieur de simulations cliniques plutôt que dans un scénario commercial distinct : la cliente qui n’a pas les moyens du nouveau tarif, le client qui veut laisser un avis cinq étoiles, le cabinet que vous fermez alors que six personnes sont en plein traitement.

Deux changements de nom : la norme 6.2 s’intitule Publicité, et non « Publicité et présentation du Membre et de ses services ». Et gardez bien les normes 6.3 et 6.4 séparées dans votre tête. La norme 6.3 ne fixe aucun délai d’avis. Le minimum de 30 jours appartient à la norme 6.4, pour les fermetures et les déménagements. Les candidats l’importent régulièrement dans la norme 6.3 et se trompent à la question.

Liens avec les compétences : 3.10a et 3.10b (se conformer aux exigences de l’OPAO en matière de pratiques commerciales, et expliquer les limites d’accessibilité au service), 4.6 (recommander le client), 4.7 (effectuer une procédure de clôture efficace) et 2.1a (utiliser une communication écrite claire).

6.1 Honoraires

La règle. Les inscrits établissent un barème d’honoraires normalisé et en informent les clients avant de leur fournir des services, facturent des honoraires raisonnables qui ne sont pas abusifs, et ne facturent pas les services qui ne sont pas fournis.

Ce qu’elle exige concrètement

• 6.1.1 : établir un barème d’honoraires normalisé, le mettre à la disposition des clients actuels et potentiels, et en informer les clients avant de leur fournir des services.
• 6.1.2 : facturer des honoraires raisonnables par rapport aux services fournis, respecter les conditions des accords conclus avec les clients et fournir des comptes détaillés sur demande.
• 6.1.3 : ne pas offrir de rabais ou d’incitations pour le paiement anticipé ou le paiement ponctuel des services. Celle-ci surprend. Un rabais de dix pour cent pour le paiement à l’avance des honoraires forfaitaires est interdit.
• 6.1.4 : ne pas facturer les services qui ne sont pas fournis, à l’exception des annulations tardives, des rendez-vous manqués ou des dépôts.
• 6.1.5 : ne pas restreindre indûment les modes de paiement, et ne pas offrir de rabais pour les modes de paiement préférés. Les rabais pour paiement en argent comptant sont exclus pour la même raison.
• 6.1.6 : les inscrits ne doivent pas troquer leurs services avec leurs clients, en raison des risques de relation duelle et de conflits d’intérêts.
• 6.1.7 : les honoraires globaux (honoraires forfaitaires) exigent un accord écrit détaillant les services couverts par les honoraires, le montant total des honoraires, les modalités de paiement des honoraires, ainsi que les demandes et procédures de remboursement.
• 6.1.8 : ne pas vendre ni céder les dettes actives pour des services professionnels.

Les définitions à retenir

• Barème des honoraires : une liste d’honoraires normalement facturés pour des thérapies et des procédures spécifiques, qui comprend également les frais administratifs (communication des dossiers, rédaction de rapports) et les honoraires imposés pour les rendez-vous manqués. Les honoraires d’annulation tardive doivent être raisonnables compte tenu des circonstances.
• Honoraires forfaitaires : un paiement initial pour lequel vous acceptez de fournir un ensemble de services pour un prix fixe. Il peut s’agir d’un nombre déterminé de séances pour un prix donné, ou des honoraires de « souscription » à une thérapie en fonction du temps.
• Troc : échange de services professionnels contre toute autre chose qu’une rétribution monétaire.
• Honoraires raisonnables : l’OPAO ne fixe pas les honoraires pour les inscrits; il compte sur eux pour fixer des honoraires qui ne sont pas abusifs.

Le seul chiffre ferme : les remboursements. Les inscrits sont censés rembourser les clients dans les sept jours suivant la décision de mettre fin aux services, avec des exceptions limitées pour des circonstances exceptionnelles. Ailleurs, le délai est formulé comme sept jours suivant la demande initiale. Lorsqu’une cliente met fin à la thérapie en cours de route alors que des séances ont été payées d’avance, vous remboursez les honoraires des services qui n’ont pas encore été fournis.

Échelle mobile et équité. Le paiement sur une échelle mobile est permis : des honoraires variables en fonction de la capacité de paiement. Les réductions d’honoraires sont permises dans un souci d’équité, conformément aux politiques établies. Mais vous ne pouvez pas facturer plus que les honoraires habituels pour un service payé par un tiers. Le manuel de l’OPAO montre où passe la limite : un PA qui affiche un tarif et facture systématiquement un tarif inférieur aux clients sans assurance maladie complémentaire facture en fait aux clients assurés plus que ses honoraires réels, et ses honoraires affichés ne sont pas honnêtes. Réduire les honoraires d’un client en raison de difficultés financières est acceptable, au cas par cas et en consignant la raison, et non au moyen d’une politique générale qui cache les véritables honoraires.

Quand facturer. L’OPAO ne réglemente pas le montant des honoraires, à moins qu’ils ne soient excessifs, par exemple assez élevés pour exploiter la dépendance d’un client. Comme vous ne facturez que les services fournis, sauf exceptions clairement communiquées comme des frais d’annulation établis, les PA facturent habituellement peu avant ou après chaque séance. Facturer bien à l’avance peut être légitime pour des honoraires forfaitaires, pour un dépôt annoncé à l’avance avec des modalités claires de remboursement ou de perte (par exemple une place dans un groupe fermé qu’il serait difficile de combler), ou lorsque le client et le thérapeute le préfèrent tous deux; cela ne doit jamais devenir une structure qui pousse un client à continuer parce qu’il a déjà payé.

Agences de recouvrement. Vous pouvez recourir à une agence de recouvrement pour récupérer des honoraires impayés. Vous ne pouvez pas vendre ni céder la créance.

Les reçus doivent indiquer clairement : le nom du client; votre nom et votre titre; votre numéro d’inscription; le nom, la date et la durée du service fourni; le coût du service et le mode de paiement.

Un silence à respecter. Les intérêts sur les honoraires impayés ne sont abordés nulle part dans la norme 6.1. N’affirmez aucune règle, et méfiez-vous d’une option qui en énonce une avec assurance.

Comment cela se présente dans une simulation. Deux véhicules. D’abord, une hausse d’honoraires en cours de traitement pour une cliente déjà serrée financièrement. Ensuite, un accord d’honoraires forfaitaires payés d’avance que la cliente veut interrompre en cours de route.

L’option +2 pour les honoraires forfaitaires : « Dire à la cliente qu’elle est libre d’arrêter, rembourser dans les sept jours les séances qu’elle n’a pas utilisées, et se servir du temps qui reste pour planifier une fin. » Le +2 pour la hausse : « Donner à la cliente un préavis raisonnable du nouveau tarif, discuter de ce qui est abordable pour elle, et lui présenter les options, y compris des honoraires réduits en vertu de votre politique d’échelle mobile. »

Les options -2 plausibles :

• « Offrir à la cliente un tarif réduit si elle paie les dix prochaines séances à l’avance. » Un rabais pour paiement anticipé, interdit sans réserve, et offert ici avec une intention bienveillante.
• « Rappeler à la cliente qu’elle a payé douze séances et l’encourager à toutes les utiliser pour ne pas gaspiller son argent. » Faire pression pour poursuivre parce que le paiement a été fait d’avance est un écueil nommément cité, et cela entre aussi en conflit avec la norme 3.5.
• « Mettre fin à la thérapie à la fin du mois parce que la cliente n’a pas payé les trois dernières factures. » Le non-paiement est un motif permis d’interruption en vertu de la norme 6.3, mais vous devez d’abord informer la cliente des services alternatifs qui lui sont accessibles. Mettre fin sans le faire est l’erreur, peu importe le préavis donné.
• « Ajouter les frais de traitement de la carte de crédit à la facture de la cliente. » Répercuter les frais de traitement de la carte de crédit sur le client est un écueil nommément cité.

Un 0 : « Envoyer à la cliente par courriel une copie de votre barème d’honoraires. » Correct, mais cela ne répond pas à la question qui se pose.

Le piège. Le thérapeute consciencieux utilise la souplesse des honoraires comme une gentillesse clinique, et se tourne vers l’outil qui semble le plus généreux : un rabais pour paiement anticipé, un tarif en argent comptant, une entente de troc avec un client qui a des compétences mais pas d’argent. Chacun de ces outils fait l’objet d’une restriction précise. Les outils de générosité conformes sont l’échelle mobile et une réduction d’honoraires documentée en vertu d’une politique établie, le motif étant consigné dans le dossier financier conformément à la norme 5.5.

Le second piège est le paiement automatisé. Lorsqu’une carte est enregistrée sur une plateforme de réservation, les inscrits sont censés rappeler aux clients les honoraires à venir, et un scénario dans lequel un client est surpris par des frais d’annulation tardive porte habituellement sur ce point, et non sur les frais eux-mêmes.

6.2 Publicité

La règle. La publicité doit être véridique, exacte, factuelle et vérifiable. Les témoignages ne peuvent être ni sollicités ni utilisés. Aucune promesse, aucun superlatif, aucune comparaison, aucun appel à la peur.

Ce qu’elle exige concrètement

• 6.2.1 : la publicité est véridique, exacte, factuelle et vérifiable. Quatre mots, et les quatre peuvent être évalués.
• 6.2.2 : ne pas demander ni solliciter de témoignages, et ne pas en utiliser dans la publicité.
• 6.2.3 : ne solliciter que conformément aux réglementations en vigueur.
• 6.2.4 : ne pas promettre des résultats qui ne peuvent être obtenus; ne pas utiliser de comparaisons avec vos confrères, de superlatifs, ni suggérer que votre pratique est unique; et ne pas attiser les craintes d’une personne.
• 6.2.5 : les publicités payées doivent être identifiables ou reconnaissables comme étant des publicités.
• 6.2.6 : prendre des mesures raisonnables pour que la publicité placée par d’autres en votre nom respecte les exigences de l’Ordre. Le texte d’une agence de marketing est votre texte.
• 6.2.7 : ne faire la publicité d’un domaine d’exercice que si vous avez suivi une formation vérifiable dans ce domaine.
• 6.2.8 : indiquer clairement si une annonce porte sur la psychothérapie ou sur d’autres produits ou services.

La nuance qui tranche la plupart des questions : les avis en ligne. Solliciter des témoignages est interdit. Les clients peuvent publier des avis de façon indépendante, à condition que vous ne les demandiez pas et que vous n’influenciez pas les avis ou les approbations publiés. Ainsi, un avis non sollicité que vous laissez tel quel est acceptable. Le demander est un manquement. Trier ceux qui paraissent, en masquant les mauvais ou en mettant les bons en vedette sur votre site, est aussi un manquement.

Les exemples interdits donnés par l’OPAO lui-même. Superlatifs : « meilleur psychothérapeute à Toronto », « voie la plus rapide vers la stabilité ». Promesses et appels à la peur : « Vous obtiendrez l’emploi que vous avez toujours voulu », « Évitez d’être seul, venez suivre la thérapie ».

Identité. Identifiez-vous au moyen du nom qui figure dans le registre public de l’Ordre, sur les factures, les cartes professionnelles et les documents professionnels. Les surnoms enregistrés auprès de l’Ordre sont permis. La place du titre dans la publicité est régie par la norme 1.2.2 : le titre réglementé figure au-dessus de tout autre titre de compétence, y compris sur le matériel promotionnel, le papier à en-tête, les cartes professionnelles et les médias électroniques.

Quatre autres pièges tirés des conseils de l’OPAO. Un classement ou un prix, comme « parmi les trois meilleurs psychothérapeutes de la ville » ou « clinique élue la meilleure », est un témoignage et le plus souvent un superlatif, même lorsqu’un tiers l’a décerné, et lier votre publicité à un site d’évaluations peut revenir à utiliser des témoignages; ne demandez jamais à des clients de vous évaluer ou de voter pour vous. Les profils de répertoire sont de la publicité : cocher chaque problème d’une liste préremplie revient à prétendre à une compétence, et l’exemple de l’OPAO est celui d’une nouvelle PA (stagiaire) qui inscrit les troubles alimentaires, le trouble de la personnalité limite, la suicidalité et l’automutilation, qui exigent une formation et une supervision au-delà d’un programme de formation initiale. Vous répondez de ce que d’autres publient pour vous : lorsque le site Web d’un cabinet de groupe affiche un titre erroné pour un entrepreneur, le propriétaire qui n’a pas formé l’administrateur du site et l’entrepreneur qui n’a pas demandé de correction sont tous deux responsables. Et vous ne pouvez pas utiliser le logo de l’OPAO dans votre publicité, car il laisse croire à un appui de l’Ordre.

Comment cela se présente dans une simulation. Un scénario de développement de clientèle : vous lancez un site Web, ou un consultant en marketing a rédigé un texte, ou une cliente reconnaissante propose d’écrire quelque chose à votre sujet.

L’option +2 lorsqu’une cliente offre un témoignage : « Remercier la cliente, décliner l’offre et expliquer qu’il ne vous est pas permis de demander ni d’utiliser des témoignages. » Un second +2 avec le consultant en marketing : « Réviser vous-même le texte avant sa mise en ligne, et retirer les affirmations que vous ne pouvez pas vérifier. »

Les options -2 plausibles :

• « Accepter l’offre de la cliente, puisque les mots sont entièrement les siens et qu’on ne les lui a pas demandés. » Solliciter est interdit, et utiliser un témoignage dans la publicité l’est aussi, peu importe comment il est né.
• « Demander aux trois clients qui ont terminé leur thérapie avec succès de laisser un avis sur la fiche du cabinet. » Le manquement le plus clair, et un conseil de pratique courant en dehors des professions réglementées.
• « Demander à la plateforme de retirer les deux avis les plus négatifs parce qu’ils sont injustes. » Influer sur le choix des avis publiés.
• « Vous présenter comme offrant une thérapie axée sur le trauma, puisque vous avez beaucoup lu sur le sujet et qu’une grande partie de votre clientèle a vécu un trauma. » La norme 6.2.7 exige une formation vérifiable.

Un -1 : « Ajouter une phrase indiquant que la plupart des clients constatent une amélioration en huit séances. » Invérifiable, proche d’une promesse, et tiré de nulle part.

Le piège. Le thérapeute consciencieux fait la distinction entre solliciter un témoignage et en accepter un avec gratitude, et suppose que le second est acceptable. La norme interdit à la fois de demander et d’utiliser. L’espace permis, étroit, est celui d’un avis que le client publie de façon indépendante sur une plateforme tierce, que vous n’avez ni demandé ni trié.

6.3 Interruption des services

La règle. Les inscrits n’interrompent les services professionnels que lorsque cela est approprié, jamais pour des motifs protégés par le Code des droits de la personne de l’Ontario, font des efforts raisonnables pour orienter les clients vers d’autres fournisseurs de soins, et communiquent et documentent clairement à la fois les motifs et la conversation avec le client.

Ce qu’elle exige concrètement

• 6.3.1 : interrompre les services professionnels uniquement lorsque c’est approprié.
• 6.3.2 : ne pas refuser ni interrompre un traitement pour des motifs protégés par le Code des droits de la personne de l’Ontario : la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’expression de genre, l’âge, l’état matrimonial, la situation de famille ou le handicap.
• 6.3.3 : lorsque des clients souhaitent poursuivre un traitement, faire des efforts raisonnables pour les orienter vers d’autres fournisseurs de soins.
• 6.3.4 : communiquer et documenter clairement la ou les raisons de l’interruption et la conversation que vous avez avec le client. À la fois la raison et la conversation.

Motifs d’interruption permis :

• Vous n’avez pas la compétence nécessaire
• Le client ne tirera pas profit de la poursuite de la thérapie
• Vous faites face à un risque sérieux de préjudice en raison de menaces ou d’agressions de la part du client
• La fermeture du cabinet ou une réduction des heures
• Un changement de clientèle ou de modalités thérapeutiques
• Une entente portant sur un nombre fixe de séances est arrivée à terme
• Le non-paiement par le client des honoraires convenus

Écueils nommés par l’OPAO. Invoquer l’incompétence lorsque le motif réel est autre est expressément signalé, et c’est le mensonge poli vers lequel les thérapeutes se tournent lorsque le vrai motif est le malaise. Interrompre en raison d’une incompatibilité de personnalité, ou parce qu’un client emploie un « langage grossier », n’est pas permis. Pas plus qu’interrompre en raison des opinions politiques d’un client, ou d’un handicap sans avoir tenté de prendre des mesures d’adaptation. Et vous devez documenter la transition vers d’autres services, le cas échéant.

Aucun délai d’avis ne figure dans la norme 6.3. Si une option invoque 30 jours pour l’interruption de la thérapie d’un client en particulier, elle importe la règle de fermeture de la norme 6.4. Ne la suivez pas sur ce terrain.

Comment cela se présente dans une simulation. Un client difficile d’une façon qui n’est pas dangereuse : hostile, qui teste les limites, méprisant envers le travail, ou qui tient des opinions que vous trouvez répugnantes.

L’option +2 : « Apporter en supervision votre difficulté avec ce travail, et examiner avec la cliente si la thérapie offre encore une perspective raisonnable de bienfait. » Remarquez que la bonne option passe par les normes 2.1 et 3.5 plutôt que de se tourner vers la fin de la thérapie. Un +2 lorsque l’interruption est réellement appropriée : « Dire franchement à la cliente pourquoi vous mettez fin au travail, faire des efforts raisonnables pour l’orienter vers un autre fournisseur de soins, et consigner à la fois les motifs et la conversation. »

Les options -2 plausibles :

• « Dire à la cliente que sa situation dépasse votre compétence et l’orienter vers un autre professionnel. » La sortie en douceur, et l’écueil que l’OPAO nomme expressément. L’orientation ne corrige pas le faux motif.
• « Mettre fin au travail parce que la relation thérapeutique ne convient pas. » L’incompatibilité de personnalité n’est pas un motif permis.
• « Refuser de poursuivre avec la cliente qui ne peut plus se présenter en personne en raison de sa mobilité réduite, et lui suggérer de trouver quelqu’un plus près de chez elle. » Un handicap, sans tentative de mesures d’adaptation.

Un 0 : « Revoir la politique de fin de thérapie de votre cabinet. »

Le piège. Le thérapeute consciencieux met fin à une thérapie difficile honnêtement dans sa tête et malhonnêtement au dossier, parce que « cela dépasse ma compétence » est plus gentil pour la cliente que « je trouve ce travail très difficile ». L’OPAO considère cette substitution comme un manquement en soi. La voie permise, lorsque le travail n’est réellement pas bénéfique pour la cliente, passe par la norme 3.5.2 : faire participer la cliente au jugement, puis interrompre avec des raisons claires, des orientations vers d’autres fournisseurs et une conversation documentée.

Non-paiement, sécurité et anciens clients. Dans le manuel de l’OPAO, un PA cesse immédiatement de voir un client qui ne le paie plus; le client vit une détresse importante et manque dix jours de travail, et le PA reçoit un avertissement : il aurait dû aviser que le non-paiement entraînerait l’interruption des services et offrir son aide pour trouver des services de rechange, comme une agence financée par l’État, une ligne de crise ou le service des urgences. Ne pas être payé ne dispense pas du devoir envers un client à risque. Pour votre propre sécurité, l’OPAO décrit une démarche graduelle : un accueil soigneux, l’établissement de limites et l’explication du comportement attendu, l’intégration du comportement dans la thérapie, la consultation d’un pair ou d’un superviseur sans nommer le client, puis l’interruption des services; si vous avez subi un préjudice, vous pouvez communiquer avec la police en ne divulguant que le minimum. Vous devez répondre à un ancien client en cas d’urgence ou de risque imminent, à une demande de dossier ou de rapport et, s’il le demande, au sujet de son droit de porter plainte; une communication qui constitue clairement du harcèlement peut être ignorée, idéalement après avoir obtenu un avis juridique.

6.4 Fermeture, vente ou déménagement d’une pratique

La règle. Les inscrits donnent un préavis approprié de la fermeture ou du déménagement à chaque client dont ils ont la responsabilité principale, disposent d’un plan d’urgence en cas d’interruption inattendue, tiennent l’Ordre informé de la personne qui prendrait la garde de leurs dossiers, et conservent les dossiers de façon sécuritaire pendant toute la période de conservation, même après la fermeture.

Ce qu’elle exige concrètement

• 6.4.1 : donner un préavis approprié d’une fermeture ou d’un déménagement prévu à chaque client dont vous avez la responsabilité principale.
• 6.4.2 : disposer d’un plan d’urgence pour promouvoir la continuité des soins en cas d’interruption inattendue de votre pratique. Celle-ci est prospective : le plan doit exister avant d’être nécessaire.
• 6.4.3 : les dépositaires de renseignements sur la santé fournissent à l’Ordre des renseignements à jour sur la personne qui prendrait la garde des dossiers dont ils ont la charge en cas de décès ou d’incapacité à long terme de la personne inscrite.
• 6.4.4 : les dépositaires conservent les dossiers de façon sécuritaire pendant la période prévue à la norme 5.1 (dix ans, ou dix ans après le dix-huitième anniversaire du client, selon la plus tardive de ces deux dates) même après la fermeture du cabinet, à moins que les dossiers ne soient transférés.

Les chiffres.

La séquence d’avis. Tentez d’abord un avis direct : rendez-vous, appels téléphoniques, lettres, courriels. Lorsque cela ne joint pas tout le monde, ajoutez au moins deux formes d’avis indirect : publications sur le site Web, réponses automatiques par courriel, mises à jour de la messagerie vocale ou publication dans un journal. Toutes les tentatives doivent être documentées.

Gestion des dossiers. Chaque dossier client doit être soit conservé de façon sécuritaire par vous, soit transféré à votre successeur, soit transféré à un autre praticien à la demande du client. Une fois les périodes de conservation expirées, les dossiers sont éliminés de façon sécuritaire.

Obligations du successeur. Les successeurs doivent être informés de leurs obligations en vertu de la loi, et du fait que des clients pourraient communiquer avec eux pour obtenir des copies de leur dossier clinique.

Choisir un successeur et une personne désignée. Les conseils de l’OPAO : nommez le successeur par écrit, avec son consentement, sur le formulaire de renouvellement annuel; vous pouvez en nommer plus d’un. Le successeur n’a pas besoin de vivre ni d’être inscrit en Ontario, mais pensez à l’accès des clients à leurs dossiers; choisissez une personne compétente pour agir comme dépositaire, idéalement un autre inscrit ou au moins un membre d’une profession de la santé réglementée en Ontario ou un établissement de soins de santé. Si aucun successeur n’est nommé, c’est le fiduciaire de la succession qui devient responsable des dossiers d’un inscrit décédé. Les clients sont avisés d’un transfert effectif. Le plan d’urgence nomme une ou plusieurs personnes désignées qui communiqueraient avec les clients, donneraient des renseignements d’orientation et prendraient des dispositions pour les dossiers si vous deveniez soudainement incapable d’exercer, et il peut demander à la personne désignée d’en informer l’OPAO, qui n’utilise les coordonnées du dépositaire que pour aider les clients à accéder à leurs dossiers. Le manuel de l’OPAO décrit exactement cela : un client dont la PA est décédée il y a des années demande à l’OPAO comment obtenir son dossier, et le personnel communique avec le successeur nommé lors du dernier renouvellement de la PA.

Comment cela se présente dans une simulation. Vous déménagez dans six semaines, ou vous fermez un cabinet pour des raisons de santé, et votre clientèle comprend des clients à différentes étapes, dont une cliente qui n’a pas répondu à deux messages.

L’option +2 : « Dire à chaque client en séance, au moins 30 jours avant la fermeture, ce qui se passe et quelles sont ses options, et proposer à ceux qui veulent poursuivre de les orienter vers d’autres fournisseurs. » Pour la cliente injoignable : « Ajouter deux formes d’avis indirect, comme le site Web et la messagerie vocale, et documenter chaque tentative de la joindre. »

Les options -2 plausibles :

• « Publier un avis sur le site Web du cabinet et mettre à jour la messagerie vocale, puisque les clients qui ont besoin de savoir iront vérifier. » L’avis indirect est utilisé en premier, plutôt qu’après l’échec de l’avis direct.
• « Transférer tous les dossiers clients au praticien qui achète le cabinet sans en informer les clients. » Le transfert des dossiers à un successeur est permis, mais le par. 42 (2) de la LPRPS exige de prendre des mesures raisonnables pour aviser chaque client avant le transfert ou, si ce n’est pas raisonnablement possible, dès que possible après l’avoir fait, et, selon la norme 6.4, un client qui le demande doit pouvoir faire transférer son dossier à un autre praticien.
• « Faire détruire les dossiers de façon sécuritaire une fois le cabinet fermé, puisque vous ne verrez plus de clients. » L’obligation de conservation survit à la fermeture, et la destruction avant l’expiration de la période de conservation est un manquement clair à la norme 6.4.4.

Un 0 : « Mettre à jour le message d’accueil de votre messagerie vocale avec la nouvelle adresse du bureau. »

Le piège. Le thérapeute consciencieux planifie bien la fin clinique et oublie le dossier. Les obligations liées à la fermeture concernent autant la garde des dossiers que les clients : le plan d’urgence doit déjà exister, l’Ordre doit savoir qui prendrait les dossiers si vous décédiez ou deveniez incapable d’exercer, et le délai de dix ans continue de courir après la fermeture de la porte. Le second piège consiste à inverser la séquence d’avis, parce qu’un avis sur le site Web est facile et qu’une conversation difficile ne l’est pas. L’avis direct vient en premier, et l’avis indirect, sous au moins deux formes, seulement après l’échec de l’avis direct.

Noms de pratique, sociétés, contrats et taxes

Noms. Un nom de pratique est de la publicité; il doit donc être factuel et vérifiable. Les exemples de l’OPAO : « Harmony Family Counselling Centre » est acceptable; « Best Therapy Services », « Guaranteed Results Psychotherapy Clinic », « M. Jones and Associates » sans associés, et un nom qui laisse croire à un service municipal ne le sont pas. Sur les factures et lorsque vous vous identifiez auprès d’un client, utilisez votre nom tel qu’il figure au registre public, avec tout nom commercial.

Les sociétés professionnelles sont facultatives. Exercer par l’intermédiaire d’une telle société exige un certificat d’autorisation de l’OPAO, renouvelé chaque année. La dénomination comprend « Professional Corporation » (société professionnelle), la profession et le nom de famille d’au moins un actionnaire, et n’est jamais un numéro; seuls des inscrits de l’OPAO peuvent détenir des actions; et la société n’offre que des services de psychothérapie et des services connexes ou accessoires. La constitution en société ne vous met pas à l’abri de la responsabilité professionnelle, et les pouvoirs de l’Ordre s’étendent à la société comme à vous. Un PA employé par un hôpital ou une agence exerce personnellement.

Quitter une pratique de groupe. Vous ne pouvez pas toujours emmener vos clients. C’est le client qui décide, après avoir été informé de qui a la responsabilité principale de ses soins et de son dossier, de l’avantage qu’une auto-orientation vous procure et des autres possibilités. Le dossier reste habituellement à la pratique, à moins que la garde ne soit transférée; le client peut en demander une copie pour la nouvelle pratique, et sinon un nouveau dossier est ouvert. Le propriétaire de la pratique et le PA qui part partagent la responsabilité de la continuité des soins. Avant de signer un contrat, évitez les clauses qui vous empêcheraient de respecter les normes, et obtenez un avis juridique; depuis le 25 octobre 2021, les employeurs de l’Ontario ne peuvent pas inclure de clause de non-concurrence dans les contrats de leurs employés, mais cette règle ne vise pas les entrepreneurs indépendants.

Taxes. Depuis le 20 juin 2024, les services de psychothérapie fournis par des psychothérapeutes sont exonérés de la TPS/TVH en vertu de la Loi sur la taxe d’accise, y compris la psychothérapie de couple, familiale et de groupe, et l’OPAO considère que les services étroitement liés, comme la supervision clinique qui rend possibles les soins aux clients et les rapports portant sur la psychothérapie, en font partie. Les psychothérapeutes autorisés figurent parmi les praticiens autorisés aux fins du crédit d’impôt pour frais médicaux, sous réserve de ses conditions. Les questions précises vont à un comptable ou à l’Agence du revenu du Canada.

Faits à haut rendement

Liste de rappel en dix points

1. Le barème d’honoraires avant les services, et il comprend les frais administratifs et les frais pour rendez-vous manqués.
2. Aucun rabais pour un paiement rapide, anticipé ou en argent comptant. L’échelle mobile et les réductions d’honoraires documentées sont les outils conformes.
3. Les honoraires forfaitaires exigent un accord écrit couvrant les services, le montant total, le paiement et les remboursements.
4. Les remboursements dans les sept jours. C’est le seul chiffre ferme de la norme 6.1.
5. Recourez à une agence de recouvrement s’il le faut; ne vendez ni ne cédez jamais la créance. Et les intérêts ne sont tout simplement pas abordés.
6. Ne demandez ni n’utilisez jamais un témoignage. Un avis indépendant d’un client, que vous n’avez ni demandé ni trié, est le seul espace permis.
7. N’annoncez que des domaines d’exercice appuyés par une formation vérifiable, et assumez le texte qu’une agence rédige pour vous.
8. L’interruption ne repose jamais sur des motifs du Code des droits de la personne, et n’est jamais déguisée en incompétence lorsque le motif réel est autre.
9. La norme 6.3 ne fixe aucun délai d’avis. Le minimum de 30 jours appartient à la norme 6.4.
10. La fermeture est un événement de tenue des dossiers autant qu’un événement clinique : l’avis direct d’abord, deux formes d’avis indirect ensuite, tout est documenté, et le délai de dix ans continue de courir.