Tenue de dossiers et documentation

La tenue de dossiers est la section des normes la plus évaluable de façon mécanique, parce qu’elle contient la plus forte densité de chiffres exacts et de listes énumérées. C’est aussi la section où les candidats perdent des points pour la raison la moins intéressante : ils connaissent le principe et devinent le chiffre.

Deux changements de nom à retenir : la norme 5.2 s’intitule Demandes de rapports, et non « Défaut de fournir des rapports », et la norme 5.6 s’intitule Stockage, sécurité et récupération des dossiers.

Un seul chiffre régit trois normes. La conservation est d’au moins 10 ans à compter de la date de la dernière interaction avec la personne cliente, ou de 10 ans à compter de son 18e anniversaire, selon la plus tardive de ces dates. Elle s’applique aux dossiers cliniques (5.1), aux registres des rendez-vous (5.4) et aux dossiers financiers (5.5), et elle survit à la fermeture d’une pratique (6.4.4). L’exemple chiffré de l’OPAO lui-même : une personne cliente qui avait sept ans lors de la dernière interaction voit son dossier conservé jusqu’à ce qu’elle ait 28 ans.

Liens avec les compétences : 3.7a (tenir les dossiers des personnes clientes), 3.9a et 3.9b (préparer des rapports à des tiers clairs, exacts et produits en temps opportun, et en reconnaître les incidences éthiques et juridiques), 2.1a (communication écrite claire) et 2.1f (distinguer les faits des opinions).

5.1 Dossiers cliniques

La règle. Les inscrits tiennent un dossier clinique précis, complet et lisible pour chaque personne cliente, et donnent accès aux dossiers dont ils ont la garde et les divulguent dans la mesure permise ou exigée par la loi.

Ce que la norme exige réellement

• 5.1.1 : un dossier clinique précis, complet et lisible pour chaque personne cliente.
• 5.1.2 : donner accès aux dossiers des personnes clientes dont vous avez la garde, et les divulguer, dans la mesure permise ou exigée par la loi.

Les catégories obligatoires. La page Web de l’OPAO consacrée à la norme 5.1 énumère dix catégories et exige en outre qu’un dossier des communications avec le client figure au dossier clinique. Le document actuel des Normes (révisé en décembre 2025) fait de la « Communication avec le client » une onzième catégorie distincte. Apprenez les onze, et n’écartez pas les communications avec le client comme un distracteur.

Modification. Lorsqu’une modification est nécessaire, elle doit indiquer quel changement a été apporté, quand, par qui et pourquoi, tout en veillant à ce que l’entrée originale demeure lisible. Quatre éléments, plus la préservation de l’original. Le correcteur liquide, la suppression et l’écrasement de l’entrée ne satisfont pas à cette exigence.

Un silence à respecter. L’OPAO ne fixe aucun délai précis pour faire les entrées. L’attente est que les dossiers soient « mis à jour en temps opportun ». N’enseignez et ne choisissez pas un nombre de jours ici, et méfiez-vous d’une option qui en fournit un.

Comment cela se présente dans une simulation. Habituellement après une séance difficile : une divulgation de risque, un incident dans la salle d’attente, ou une décision de mettre fin au travail.

L’option à +2 : « Consigner les propos de la cliente, vos observations, l’évaluation du risque que vous avez menée et le plan dont vous avez convenu, pendant que la séance est encore fraîche dans votre esprit. » Notez que l’option décrit un contenu, et pas seulement l’acte d’écrire.

Les options plausibles à -2 : « Rédiger une brève note et ajouter les détails une fois que vous aurez discuté de la séance en supervision jeudi. » C’est raisonnable, et cela laisse le dossier inexact et incomplet pendant l’intervalle où il compte le plus. Ou encore, après vous être rendu compte qu’une entrée précédente était erronée : « Remplacer l’entrée par une version corrigée pour que le dossier soit exact. » La correction est obligatoire; l’effacement de l’original est interdit.

Un 0 sans ambiguïté : « Noter la durée de la séance dans votre agenda. »

Le piège. Le ou la thérapeute consciencieux(se) rédige des notes qui protègent la vie privée de la personne cliente en omettant des choses. Des notes minimales ne sont pas des notes plus sûres. La norme 5.1.1 exige un dossier complet, et les catégories nomment l’évaluation, le registre des consentements, les consultations, les rapports, les incidents et les motifs de la clôture. Le second piège est le ménage rétrospectif après qu’un problème est survenu : modifiez ouvertement, en indiquant ce qui a changé, quand, par qui et pourquoi, et laissez l’original lisible.

Qui détient le dossier, dans quelle langue, et les dossiers communs

Réglez la garde avant le premier client. En pratique solo, le PA est le dépositaire; en emploi, c’est habituellement l’employeur. Dans les pratiques de groupe et les ententes entre entrepreneurs, la situation peut être floue : convenez par écrit, à l’avance, de qui détient les dossiers. Dans le manuel de l’OPAO, une entrepreneure qui se joint à un cabinet pose la question au propriétaire avant son premier jour, et non le jour même, ce qui lui laisse le temps de mettre en place un système conforme si c’est elle qui est dépositaire. Lorsqu’une relation d’affaires prend fin, le dépositaire conserve l’original, à moins que le dossier ne soit transféré. Si vous travaillez à plus d’un endroit, gardez séparés les dossiers de chaque lieu.

Langue. Les notes d’évolution peuvent être tenues dans la langue de la thérapie, mais les renseignements clés, dont le profil du client et tout sommaire, sont tenus en anglais ou en français afin que d’autres fournisseurs puissent les lire en cas d’urgence.

Dossiers communs (thérapie de couple, familiale et de groupe). Un participant ne peut voir l’ensemble du dossier que si tous les participants y consentent ou le demandent conjointement. Sinon, il reçoit les renseignements qui le concernent et les renseignements communs, comme les thèmes généraux, qui ne peuvent pas être attribués à un autre participant. L’exemple de l’OPAO : après la séparation d’un couple, l’une des partenaires demande le dossier et l’autre refuse; elle reçoit ce qui peut raisonnablement être séparé au sujet de ses propres soins.

Traiter une demande. Demandez-vous si la personne qui demande a l’autorité juridique, si le client doit être informé des risques (par exemple dans un litige), s’il faut caviarder, si un sommaire ou un rapport suffirait, et si un avis juridique est nécessaire avant de s’opposer à une divulgation. Le dépositaire conserve l’original et communique des copies, sauf si la loi exige l’original (par exemple une demande de la police, du coroner ou de l’Ordre, ou une sommation), auquel cas il en garde une copie lisible. Confirmer à un parent qui n’a pas la garde qu’un enfant est votre client est en soi une divulgation.

Un assureur vous demande de vérifier une demande de règlement. Confirmez que le client a consenti à la divulgation aux fins de la demande (un formulaire de demande signé l’indique habituellement) et ne communiquez que le minimum, par exemple si les séances ont eu lieu. Corrigez une erreur de bonne foi avec le consentement du client ou après en avoir discuté avec lui. Si vous soupçonnez une fraude, obtenez des conseils avant d’agir; vous pouvez dire à l’assureur qu’un reçu n’est pas valide sans divulguer de renseignements sur la santé.

Des dossiers restent incomplets après un départ. La responsabilité suit l’entente initiale : qui a d’abord pris le client en charge, qui est le dépositaire et qui fournit maintenant les soins. Collaborez avec le thérapeute qui part lorsque c’est possible, sans faire pression sur lui; sinon, la personne disponible complète le dossier avec les renseignements dont elle dispose et note pourquoi certains manquent. Un administrateur peut ajouter des renseignements non cliniques en tant que mandataire du dépositaire, en vertu d’une entente de confidentialité.

5.2 Demandes de rapports

La règle. Sur demande, les inscrits fournissent un rapport ou un certificat relatif au traitement dans un délai raisonnable, sauf s’il existe un motif raisonnable de ne pas le faire, et ils doivent indiquer clairement s’ils donnent une opinion, énoncent des faits ou résument ce que la personne cliente leur a dit.

Ce que la norme exige réellement

• 5.2.1 : sur demande, fournir dans un délai raisonnable un rapport ou un certificat relatif au traitement effectué, sauf s’il existe un motif raisonnable de ne pas le faire.
• 5.2.2 : indiquer si vous donnez une opinion, énoncez des faits objectifs ou résumez des renseignements fournis par une personne cliente. Trois catégories, et cette distinction correspond à la compétence 2.1f.

Le chiffre. Le « délai raisonnable » se traduit concrètement par la remise de la réponse dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Lorsqu’un retard est inévitable, vous devez avertir la partie qui fait la demande, en expliquer la raison et fournir une date d’achèvement ferme. Les trois.

Frais. Vous pouvez exiger des frais raisonnables pour la préparation d’un rapport, mais seulement si vous avez d’abord remis au payeur une estimation des frais. Les frais peuvent être fondés sur vos honoraires horaires de thérapie, calculés au prorata.

Les limites strictes. Les inscrits ne peuvent pas refuser de préparer un rapport demandé simplement parce que la personne cliente est incapable de payer, ni en raison d’un différend sur le paiement. Le refus est limité. Les exemples de l’OPAO sont l’absence de compétence pour fournir les renseignements demandés (des renseignements factuels, comme les dates de traitement, peuvent quand même être fournis), l’absence du consentement approprié ou de l’autorisation légale, et un rapport susceptible de causer un préjudice important. La liste est présentée comme des exemples (« peuvent inclure »), et non comme une liste fermée, mais un différend sur le paiement est expressément exclu. Lorsqu’un tiers fait la demande, vérifiez l’autorisation.

Ce que la norme attend encore. Une réponse appropriée « est communiquée par écrit et répond entièrement à la demande, dans la mesure où la personne inscrite est en mesure de le faire dans le cadre de ses compétences » : les inscrits « ne doivent pas énoncer de faits qui échappent à leurs connaissances ou ne se prononcent pas sur des questions qui ne relèvent pas de leur expertise ». Avant l’envoi d’un rapport qui contiendrait des renseignements sensibles, la personne inscrite « doit expliquer au client la nature des renseignements qui y seront inclus », et elle « doit documenter si le client souhaite que le rapport soit préparé et publié ». Un retard doit avoir une raison. Les exemples de l’OPAO sont la non-disponibilité d’un élément de renseignement crucial, un problème de santé de la personne inscrite et la nécessité d’informer d’autres personnes, par exemple un membre de la famille qui a assisté à certaines des séances; dans des situations complexes, la personne inscrite peut avoir besoin de temps pour obtenir un avis juridique. La date précise compte parce que « Les retards dans le temps pris (ou le refus) de satisfaire à la demande pourrait sérieusement porter préjudice à un client ».

Comment cela se présente dans une simulation. Le cas de figure classique : un assureur invalidité, un avocat ou une école demande un rapport au sujet d’une personne cliente qui a un solde impayé envers vous, ou dont vous n’avez pas consulté le dossier depuis un an.

L’option à +2 : « Confirmer que la cliente a consenti à la communication, remettre au payeur une estimation écrite des frais, et fournir le rapport dans les 30 jours. » Un second +2, lorsque le retard est réel : « Dire à la partie qui fait la demande que vous ne pouvez pas respecter le délai habituel, expliquer pourquoi, et lui donner une date ferme à laquelle le rapport lui parviendra. »

Les options plausibles à -2 :

• « Dire à l’assureur que vous préparerez le rapport une fois que le solde impayé de la cliente aura été réglé. » Nommément interdit.
• « Envoyer le rapport et facturer ensuite le payeur à votre taux horaire habituel. » Aucune estimation préalable, ce qui est la seule condition pour exiger des frais.
• « Écrire que la cliente “a un trouble de stress post-traumatique et est incapable de retourner au travail pendant six mois”. » Deux problèmes : cela présente une opinion comme un fait sans la désigner comme telle, et cela empiète sur l’acte d’une autre profession.

Un -1 : « Inclure le dossier clinique complet pour que l’assureur ait le portrait global. » C’est plus que ce qui a été demandé, plus que ce qui est nécessaire, et un rapport n’est pas le dossier. Cette distinction est définie à la norme 5.3.

Le piège. Le ou la thérapeute consciencieux(se) croit que retenir un rapport est un levier légitime dans un différend sur les honoraires, ou que cela protège une personne cliente contre un assureur. Ni l’un ni l’autre n’est permis. Le refus est limité à des situations comme l’absence de compétence, l’absence de consentement ou d’autorisation légale, ou un préjudice important, et jamais à un différend sur le paiement. Le second piège est la voix brouillée : un rapport qui mélange ce que la personne cliente a dit, ce que vous avez observé et ce que vous avez conclu, sans signaler lequel est lequel. La norme 5.2.2 exige ce signalement, et des formulations comme « la cliente rapporte que », « à l’observation » et « à mon avis » sont ce qui rapporte le point.

5.3 Émission des documents exacts

La règle. Les documents qu’une personne inscrite signe ou transmet à titre professionnel, ou qu’il ou elle permet à d’autres de signer ou de transmettre en son nom, doivent contenir des renseignements exacts et complets.

Ce que la norme exige réellement

• La norme 5.3.1 tient en un seul énoncé, et c’est sa portée qui est matière à examen : elle vise les documents que vous signez, les documents que vous transmettez, et les documents que vous permettez à d’autres de signer ou de transmettre en votre nom. Déléguer l’administration ne délègue pas la responsabilité.
• Faites preuve de soin quant à l’exactitude des renseignements contenus dans les documents préparés pour votre signature et votre transmission.
• Réfléchissez à la façon dont le lecteur interprétera les renseignements, et employez un langage clair qui réduit au minimum le risque qu’ils soient mal interprétés.
• Refusez de signer ou d’envoyer des documents contenant des renseignements trompeurs ou faux, et refusez de laisser d’autres le faire en votre nom.
• Délivrez des factures, notes d’honoraires et reçus exacts, ce qui comprend l’inscription du bon fournisseur, des honoraires, de la date, du numéro d’inscription et de la durée des services fournis.

Une définition qui compte. Un rapport ou certificat comprend « une lettre, un résumé ou un formulaire, officiel ou non, concernant le traitement d’un client. La fourniture d’une copie du dossier du client lui-même, traitée dans la norme 5.1, en est exclue. » Les candidats confondent constamment les deux, et les options qui offrent « le dossier » en réponse à une demande de rapport sont habituellement négatives.

Une remarque sur la portée. L’OPAO n’emploie pas les mots « antidater » ni « signer des formulaires en blanc » dans cette norme. L’ancrage concret est l’exigence d’exactitude des factures. Raisonnez à partir de cet élément plutôt qu’à partir d’exemples inventés.

Comment cela se présente dans une simulation. Presque toujours un reçu d’assurance, et presque toujours avec un motif qui suscite la sympathie : le régime d’assurance de la cliente couvre un service fourni par un ou une PA mais non par un ou une stagiaire étudiant(e), ou l’année du régime vient de recommencer, ou la séance a duré 30 minutes alors que le régime ne rembourse que les heures complètes.

L’option à +2 : « Délivrer le reçu en indiquant le nom et le numéro d’inscription de la personne qui a réellement fourni le service, la date réelle, la durée réelle et les honoraires réels, et dire à la cliente que vous pouvez lui expliquer les limites du régime si elle veut en parler à son assureur. » La réponse révélée est souvent décevante : la cliente dit qu’elle n’aura pas les moyens de continuer.

Les options plausibles à -2 :

• « Dater le reçu de la semaine suivante pour que les séances tombent dans la nouvelle année de prestations de la cliente. » Inspiré par la sympathie, courant, et ce sont des renseignements faux sur un document que vous transmettez.
• « Délivrer le reçu à votre propre nom, puisque vous supervisez l’étudiante qui a donné la séance. » Le fournisseur doit être correctement indiqué, et la norme 5.5 exige séparément que les honoraires exigés par le personnel supervisé soient clairement indiqués.
• « Demander à votre adjointe administrative de préparer et d’envoyer les reçus, et les signer sans les vérifier. » La norme 5.3.1 vise ce que vous permettez à d’autres de transmettre en votre nom.

Un 0 : « Remettre à la cliente une copie de votre barème d’honoraires. »

Le piège. Le ou la thérapeute consciencieux(se) présente un document inexact comme un acte de défense des intérêts d’une personne cliente qui n’a réellement pas les moyens de payer des soins. La norme ne prévoit aucune exception de ce genre, et les voies légitimes, une échelle mobile en vertu de la norme 6.1 ou une réduction d’honoraires consignée en vertu de la norme 5.5, sont disponibles et conformes. Le second piège est passif : signer ce que l’adjointe administrative a préparé. Le document devient le vôtre dès qu’il part sous votre nom.

5.4 Dossiers des rendez-vous

La règle. Les inscrits tiennent un registre des rendez-vous et des présences pour chaque personne cliente.

Ce que la norme exige réellement

• 5.4.1 : un registre des rendez-vous et des présences pour chaque personne cliente.
• Contenu : la date, l’heure et la durée de chaque rencontre professionnelle avec la personne cliente.
• Les rendez-vous annulés ou manqués sont consignés. C’est la partie que les candidats oublient, et c’est celle qui compte lorsque des frais d’annulation tardive sont exigés en vertu de la norme 6.1 ou lorsque la présence est remise en question dans un rapport.
• Conservation : au moins dix ans à compter de la dernière interaction avec la personne cliente, ou à compter de son 18e anniversaire, selon la plus tardive de ces dates.
• Stockage : le registre peut être tenu de façon centralisée, par exemple dans un agenda de bureau ou un système de facturation, ou dans le dossier clinique de chaque personne cliente. Dans un cas comme dans l’autre, il doit être tenu de façon sécuritaire pour éviter toute divulgation non autorisée ou inutile.

Le règlement connexe est le Règl. de l’Ont. 317/12 (Faute professionnelle) pris en vertu de la Loi de 2007 sur les psychothérapeutes, dispositions 25, 26 et 27 (dispositions 25 à 27 de l’article 1 du Règl. de l’Ont. 317/12 : ne pas tenir de dossiers conformément aux normes, signer ou délivrer un document faux ou trompeur, et falsifier un dossier).

Comment cela se présente dans une simulation. Habituellement comme un détail d’appoint dans une section sur les honoraires ou les rapports : une personne cliente conteste des frais pour un rendez-vous manqué, ou un assureur demande à combien de séances elle a assisté.

L’option à +2 : « Consulter le registre des rendez-vous et des présences, qui indique la date, l’heure et la durée de chaque séance ainsi que les rendez-vous annulés ou manqués, et répondre à partir de celui-ci. » Le -2 plausible : « Estimer le nombre de séances à partir de votre historique de facturation et le confirmer à l’assureur. » Une estimation dans un document que vous transmettez pose un problème au regard de la norme 5.3 autant que de la norme 5.4.

Le piège. Les thérapeutes en pratique solo consignent les présences dans une application d’agenda, suppriment les rendez-vous annulés pour que la semaine ait l’air ordonnée, puis ne peuvent pas prouver l’annulation qu’ils ont facturée. Les annulations et les rendez-vous manqués sont du contenu obligatoire, et non de l’encombrement.

5.5 Dossiers financiers

La règle. Les inscrits tiennent un dossier financier pour toutes les personnes clientes à qui des honoraires sont exigés pour des services thérapeutiques.

Ce que la norme exige réellement

Un dossier financier est requis chaque fois que des honoraires sont exigés. Son contenu :

• L’identification claire de la personne qui fournit le service et de son titre
• Le nom complet de la personne cliente, son adresse et son identifiant unique, s’il y a lieu
• Une description du service, son coût, la date et le mode de paiement
• L’identification claire des honoraires exigés par le personnel supervisé
• Le ou les motifs pour lesquels les honoraires ont été réduits ou annulés
• Le nom complet et l’adresse de tout tiers payeur, par exemple un assureur
• Tout solde impayé dû par la personne cliente
• Une documentation si une agence de recouvrement a été mandatée

Conservation : au moins dix ans à compter de la dernière interaction avec la personne cliente, ou à compter de son 18e anniversaire, selon la plus tardive de ces dates, comme pour les dossiers cliniques et les registres des rendez-vous.

Stockage : les dossiers financiers peuvent être tenus séparément des dossiers cliniques, mais ils doivent être tenus en tenant dûment compte de la sécurité et devraient être faciles à récupérer.

Comment cela se présente dans une simulation. Une décision d’échelle mobile, ou une personne cliente qui cesse de payer.

L’option à +2 : « Convenir des honoraires réduits avec la cliente, consigner au dossier financier le montant réduit et le motif de la réduction, et confirmer l’arrangement par écrit. » Le motif est l’élément que les candidats laissent tomber, et il est expressément exigé.

L’option plausible à -2 : « Renoncer de façon informelle aux honoraires pour cette cliente et garder l’arrangement entre vous deux. » Bienveillant, non consigné, et cela ne laisse aucune trace de la raison pour laquelle une personne cliente a été facturée différemment d’une autre.

Un second -2 : « Envoyer le compte à une agence de recouvrement et retirer le solde de vos dossiers. » Le recours à une agence de recouvrement est permis, la norme 6.1.8 interdit séparément de vendre ou de céder la créance, et la conservation du dossier n’est pas facultative.

Le piège. Les réductions d’honoraires donnent l’impression d’être des gestes privés de générosité qui n’ont pas leur place dans un dossier. Dans une pratique réglementée, elles sont exactement le genre d’écart qui doit pouvoir s’expliquer, et c’est pourquoi l’OPAO exige le motif, et pas seulement le montant.

5.6 Stockage, sécurité et récupération des dossiers

La règle, textuellement. « Les inscrits prennent des mesures raisonnables compte tenu des circonstances pour s’assurer que les renseignements personnels sur la santé sont protégés contre le vol, la perte et l’utilisation, la divulgation, la modification ou l’élimination non autorisés. »

Ce que la norme exige réellement

Stockage et organisation

• Élaborer des politiques de tenue de dossiers, ou suivre les protocoles d’un employeur ou d’une pratique de groupe
• Organiser les dossiers de façon logique et systématique pour en faciliter la récupération et l’utilisation
• Tenir des dossiers qui permettent des pistes de vérification

Sécurité physique

• Garder sous clé les dossiers papier et les appareils électroniques dans des espaces sécuritaires
• Empêcher la consultation non autorisée des écrans qui affichent des renseignements personnels sur la santé
• Élimination sécuritaire des documents papier, dont le déchiquetage à l’aide d’un microbroyeur est l’exemple donné par l’OPAO. Un déchiqueteur à bandes laisse des bandes qu’on peut reconstituer : il ne suffit pas à une élimination sécuritaire.

Mesures de protection électroniques

• Pare-feu, chiffrement, protection antivirus et mises à jour de sécurité
• Protection par identifiant d’utilisateur et mot de passe
• Sauvegardes automatiques à intervalles raisonnables, avec des tests de restauration. Des sauvegardes qui n’ont jamais été restaurées ne prouvent rien.
• Des journaux de vérification qui consignent la date, l’heure et l’auteur de chaque entrée, y compris les modifications qui préservent l’entrée originale; qui a consulté le dossier et quand; ainsi que les exportations de données et les échanges avec d’autres systèmes
• Une méthode de tenue de dossiers de rechange en cas de défaillance du système

Destruction

• Suppression sécuritaire des dossiers des personnes clientes une fois la période de conservation terminée
• Un registre permettant de suivre les dates auxquelles les dossiers doivent être éliminés

Mesures de protection administratives

• Accès selon le besoin d’en connaître
• Ententes de confidentialité avec les personnes autorisées à consulter les dossiers
• Formation sur la protection de la vie privée
• Méthodes de transmission sécuritaires lors d’une divulgation

Garde des dossiers. La norme s’applique à la fois aux inscrits qui sont dépositaires de renseignements sur la santé et à ceux qui travaillent au sein d’organisations dépositaires. Les dépositaires devraient désigner par écrit un successeur, avec le consentement de ce successeur. Cette exigence se rattache directement à la norme 6.4.3, qui exige que les dépositaires tiennent l’Ordre informé de l’identité de la personne qui prendrait la garde des dossiers en cas de décès ou d’incapacité de longue durée de la personne inscrite.

Comment cela se présente dans une simulation. Le cas type de la gestion de la pratique : vous mettez sur pied une pratique privée solo, ou votre plateforme de dossiers électroniques subit une panne, ou un ordinateur portable a disparu.

L’option à +2 après une perte : « Aviser promptement la cliente, faire rapport au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée si l’atteinte correspond aux circonstances prescrites, et vérifier quels renseignements se trouvaient sur l’appareil. » Cela combine la norme 5.6 et l’obligation relative aux atteintes prévue à la norme 3.1. La personne cliente est toujours informée; le commissaire (CIPVP) est informé lorsque les circonstances prescrites par la LPRPS s’appliquent, et un vol en fait partie, sauf si les renseignements étaient anonymisés ou correctement chiffrés.

L’option à +2 dans un scénario de mise sur pied : « Établir une méthode de tenue de dossiers de rechange à utiliser si la plateforme n’est pas disponible, et vérifier que les sauvegardes peuvent réellement être restaurées. »

Les options plausibles à -2 : « Ranger les dossiers papier dans un classeur verrouillé de votre bureau à domicile et les déchiqueter avec un déchiqueteur à bandes à l’expiration de la période de conservation. » Deux manquements dans une seule phrase qui suscite la sympathie. Ou encore : « Donner à l’adjointe administrative un accès complet à tous les dossiers des personnes clientes pour qu’elle puisse aider à les récupérer. » C’est le contraire du besoin d’en connaître.

Un 0 : « Renommer les fichiers pour qu’ils se classent par ordre chronologique. »

Le piège. Le ou la thérapeute consciencieux(se) traite la sécurité comme un achat technologique : plateforme chiffrée, mot de passe robuste, c’est réglé. La norme est à peu près à moitié administrative : accès selon le besoin d’en connaître, ententes de confidentialité, formation sur la protection de la vie privée, registre d’élimination, successeur désigné. Ce sont les éléments qui manquent dans une pratique solo, et ce sont ceux que choisissent les examinateurs lorsqu’ils veulent une option qui paraît peu reluisante et qui est juste.

Faits à haut rendement

Liste de rappel en dix points

1. Dix ans, ou dix ans après le dix-huitième anniversaire, selon la plus tardive de ces dates. Dossiers cliniques, registres des rendez-vous et dossiers financiers, sans distinction, et la règle survit à la fermeture de la pratique.
2. Dix catégories plus la communication avec le client dans le dossier clinique, la dernière étant une note de clôture qui en donne les motifs.
3. Modifier, jamais effacer : quoi, quand, qui, pourquoi, et l’original reste lisible.
4. Aucun délai fixé pour faire les entrées. Méfiez-vous d’une option qui fournit un nombre de jours.
5. Trente jours pour un rapport, ou une explication accompagnée d’une date d’achèvement ferme.
6. Vous ne pouvez pas retenir un rapport pour une question d’argent. Le refus est limité à des situations comme l’absence de compétence, l’absence de consentement ou d’autorisation, ou un préjudice important.
7. Indiquez votre voix : opinion, fait, ou ce que la personne cliente vous a dit.
8. Les reçus indiquent le vrai fournisseur, les vrais honoraires, la vraie date, le numéro d’inscription et la durée réelle, et vous êtes responsable de ce que votre personnel envoie sous votre nom.
9. Les annulations et les rendez-vous manqués sont du contenu obligatoire, et non du simple ménage administratif.
10. Consignez le motif de la réduction ou de l’annulation des honoraires, et rappelez-vous que la sécurité est à moitié administrative : besoin d’en connaître, ententes, formation, registre d’élimination et successeur désigné.